Politique de confidentialité

La présente politique décrit la manière dont Xtrataire Services traite les données à caractère personnel, conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

1. Responsable de traitement

Xtrataire Services, 19 rue Lambert, 75018 Paris. Contact pour toute question relative aux données : contact@xtrataireservices.fr, ou par courrier à l'adresse ci-dessus. [Le cas échéant : délégué à la protection des données, coordonnées.]

2. Données traitées, finalités et bases légales

2.1 Clients professionnels

Données : identité et coordonnées professionnelles du contact, informations sur l'établissement, contenu des demandes, historique des missions, documents contractuels, données de facturation.

Finalités : établissement des devis, exécution du contrat, planification et suivi des missions, facturation et recouvrement, relation client, respect des obligations comptables.

Bases légales : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD), obligation légale pour la conservation comptable (6.1.c), intérêt légitime pour la relation commerciale (6.1.f).

2.2 Particuliers et clients finaux

Données : identité, coordonnées, adresses de prise en charge et de destination, informations de vol ou de train, préférences liées à la prestation, données de paiement traitées exclusivement par notre prestataire agréé.

Finalités : exécution de la réservation, information sur son déroulement, service après-vente, gestion des annulations et remboursements.

Bases légales : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles (6.1.b), obligation légale pour les documents de facturation (6.1.c).

Certaines demandes peuvent conduire à recueillir des informations sensibles (régime alimentaire, mobilité réduite, état de santé). Elles ne sont traitées qu'avec votre consentement explicite, uniquement pour exécuter la prestation, et supprimées à son terme.

2.3 Intervenants et candidats

Données : identité, coordonnées, CV, expériences, compétences, langues, disponibilités, pièces justificatives (titre d'identité, statut, attestation de vigilance, assurance, permis, carte VTC, carte professionnelle CNAPS), coordonnées bancaires, évaluations de mission.

Finalités : référencement, mise en relation, contractualisation, rémunération, vérification de conformité réglementaire, gestion de la qualité.

Bases légales : exécution du contrat (6.1.b), obligations légales de vérification et de conservation (6.1.c), intérêt légitime pour l'évaluation qualité (6.1.f).

Les candidatures non retenues sont conservées deux ans à compter du dernier contact, sauf demande de suppression anticipée.

2.4 Visiteurs du site

Données : données de connexion et de navigation strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site, et, sous réserve de votre consentement, données de mesure d'audience. Voir la politique cookies.

3. Caractère obligatoire des données

Les champs signalés comme obligatoires dans nos formulaires sont nécessaires au traitement de votre demande. À défaut, nous ne pourrons pas y donner suite. Les autres champs sont facultatifs et destinés à améliorer la qualité de la prestation.

4. Destinataires

Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées au sein de l'entreprise et, dans la limite de ce qui est nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

• l'intervenant affecté à votre mission, pour les seules informations utiles à son exécution ;
• l'établissement client, lorsqu'un intervenant lui est attribué ;
• nos sous-traitants techniques : hébergeur, service d'envoi d'e-mails et de SMS, solution de signature électronique, prestataire de paiement, outil de facturation ;
• nos partenaires d'exécution (transporteurs, courtiers, propriétaires de biens loués), pour les seules données nécessaires à la prestation ;
• notre expert-comptable et, le cas échéant, nos conseils juridiques ;
• les autorités administratives ou judiciaires, sur réquisition légale.

Aucune donnée n'est vendue, louée ou cédée à des fins publicitaires.

5. Transferts hors Union européenne

Nos prestataires sont établis dans l'Union européenne. Si un transfert vers un pays tiers devait intervenir, il serait encadré par une décision d'adéquation de la Commission européenne ou par les clauses contractuelles types, et vous en seriez informé.

6. Durées de conservation

• Prospects sans suite : 3 ans à compter du dernier contact
• Clients et intervenants actifs : durée de la relation, puis 5 ans (prescription commerciale)
• Pièces comptables et contractuelles : 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce)
• Justificatifs de conformité des intervenants : durée de la relation, puis 5 ans
• Réservations de transport et d'expériences : 3 ans
• Candidatures non retenues : 2 ans
• Données de connexion : 12 mois
• Preuve du consentement aux cookies : 6 mois

7. Sécurité

Chiffrement des échanges par protocole TLS, accès aux espaces sécurisés par identifiant et mot de passe, double authentification pour les comptes d'administration, journalisation des accès aux documents contractuels, sauvegardes régulières, sensibilisation des personnes habilitées. Aucun numéro de carte bancaire n'est conservé par nos soins.

8. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour les exercer, écrivez à contact@xtrataireservices.fr en précisant votre demande. Une pièce d'identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

9. Prospection commerciale

Vos coordonnées professionnelles peuvent être utilisées pour vous adresser des informations sur des services analogues à ceux dont vous avez bénéficié. Chaque message comporte un lien de désinscription. Pour les particuliers, aucune prospection par voie électronique n'est effectuée sans consentement préalable.

10. Modifications

La présente politique peut être modifiée pour tenir compte d'évolutions légales ou techniques. La version applicable est celle publiée sur cette page, dont la date de mise à jour figure en tête.